Η Βιβλιοθήκη του ΕΜΠ και οι προκλήσεις του COVID-19

Η Βιβλιοθήκη του Ε.Μ.Π. κλήθηκε να αντιμετωπίσει και να προσαρμοστεί στις προκλήσεις, που έφερε η έλευση του COVID-19. Αν και από τη φύση της προορισμένη να δέχεται κοινό, λόγω των μέτρων έπρεπε να διαμορφώσει υπηρεσίες και εργασίες ώστε να λειτουργεί και να εξυπηρετεί απομακρυσμένα και να περιορίσει την πρόσβαση των μελών σε χώρους και αναγνωστήρια. Η παροχή πληροφοριών συνεχίστηκε εξ αποστάσεως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τηλεφωνικής επικοινωνίας, ενώ υλοποιήθηκε η υπηρεσία «Ρωτήστε έναν Βιβλιοθηκονόμο». Η συνεχής ενημέρωση των χρηστών για τις αλλαγές στη λειτουργία της Βιβλιοθήκης επιτεύχθηκε μέσω της ιστοσελίδας και των κοινωνικών δικτύων. Επίσης αναπτύχτηκαν κείμενα οδηγιών και βίντεο για την εξοικείωση των μελών με τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες και πηγές. Με τους περιορισμούς στην πρόσβαση στο «φυσικό» περιεχόμενο έγινε προσπάθεια ενίσχυσης και ανάδειξης των ηλεκτρονικών πηγών της Βιβλιοθήκης. Επίσης παρατηρήθηκε αύξηση των χρηστών της εφαρμογής ανίχνευσης λογοκλοπής εφόσον οι φοιτητές υπέβαλλαν πλέον τις εργασίες τους ηλεκτρονικά. Πραγματοποιούνται προσαρμογές στον κανονισμό Δανεισμού ανάλογα με τις εκάστοτε φάσεις, με κυριότερο μέτρο την κεντρική αλλαγή ημερομηνιών για τις επιστροφές δανεισμένου υλικού, ενώ με την επαναλειτουργία υλοποιήθηκε αρχικά ο δανεισμός με εξαιρέσεις και κατόπιν με ραντεβού. Για τις ανάγκες της υπηρεσίας δανεισμού αναπτύχθηκε ηλεκτρονική φόρμα και ηλεκτρονική διαχείριση αιτημάτων. Η υπηρεσία διαδανεισμού αρχικά παρείχε μόνο ηλεκτρονικό υλικό και στη συνέχεια με την επαναλειτουργία της Βιβλιοθήκης προχώρησε και στην παροχή έντυπου υλικού. Όλες οι βεβαιώσεις, η έκδοση κάρτας Βιβλιοθήκης και η ανανέωση της γίνονταν αποκλειστικά ηλεκτρονικά, μετά από αίτημα του κάθε μέλους, σύμφωνα και με τις σχετικές οδηγίες. Η ενημέρωση του υποκαταλόγου «Μαθήματα», τμήμα του ηλεκτρονικού καταλόγου, για τα εαρινά εξάμηνα 2020, ολοκληρώθηκε μέσω τηλεργασίας. Η ενημέρωση του υποκαταλόγου είναι μια δυναμική διαδικασία που πραγματοποιείται κάθε νέο Ακαδημαϊκό έτος, σε δύο φάσεις (χειμερινό – εαρινό εξάμηνο). Για τη διαχείριση του Ιδρυματικού Αποθετηρίου δημιουργήθηκε κοινόχρηστος διαδικτυακός χώρος ως εργαλείο επικοινωνίας και καταγραφής της καθημερινής εργασίας και των υποχρεώσεων του προσωπικού. Αυτοματοποιήθηκε η τήρηση των στατιστικών ενώ σταδιακά έγινε χρήση επιπλέον λειτουργικοτήτων. Με την επιστροφή του προσωπικού στους χώρους της και το περιορισμένο άνοιγμα των υπηρεσιών αποφασίστηκε να γίνει η απογραφή του υλικού της Βιβλιοθήκης. Για τις ανάγκες του έργου αναπτύχθηκε ένα πρόγραμμα απογραφής που λειτουργεί συμπληρωματικά στο σύστημα αυτοματοποίησής της. Με τις ίδιες τεχνολογίες και την ίδια βασική δομή αναπτύχθηκε ένα ακόμη πρόγραμμα το οποίο καταγράφει τους χρήστες που χρησιμοποιούν τους χώρους της Βιβλιοθήκης. Προκλήσεις παρουσιάστηκαν και στη διαχείριση και διοίκησή της Βιβλιοθήκης. Υπήρξαν σημαντικές αλλαγές στη στρατηγική, στον τρόπο επικοινωνίας και στην ανακατανομή των προτεραιοτήτων αλλά και αρμοδιοτήτων μεταξύ του προσωπικού. Επιπρόσθετα, επηρεάστηκε από: τις διαφορετικές κάθε φορά προσεγγίσεις στα περιοριστικά μέτρα, την προετοιμασία για την επαναλειτουργία της Βιβλιοθήκης στις επιμέρους φάσεις, την ασφάλεια του προσωπικού και τον σχεδιασμό και τη διαχείριση της εργασίας από απόσταση.